Когда речь заходит о таких значимых событиях, как переезд в другую страну и открытие бизнеса за рубежом, точность и своевременность подготовки документов становятся ключевыми факторами успеха. Именно с такой задачей к нам обратился наш клиент — предприниматель, который готовился к переезду в США.
Перед ним стояла сложная задача: перевести и заверить сотни страниц личных, юридических и финансовых документов, включая уставные документы его российских компаний, налоговые декларации и бухгалтерские отчеты. Это было необходимо для соблюдения американских требований к отчетности и успешного начала бизнеса в новой стране.
В этой статье мы расскажем, как наша команда успешно справилась с этим вызовом: от сортировки и подготовки документов до их перевода, заверения и передачи готового комплекта клиенту.
Описание задачи и требования
Наш клиент, успешный предприниматель из России, готовился к переезду в США и открытию нового бизнеса. У него уже было несколько действующих юридических лиц в России, и для соблюдения требований американского законодательства ему необходимо было:
- Подготовить личные документы: паспорт, свидетельства и другие документы, подтверждающие личную информацию.
- Перевести уставные документы российских компаний: включая учредительные договоры, выписки из ЕГРЮЛ и другие регистрационные данные.
- Перевести финансовую отчетность: бухгалтерские балансы, налоговые декларации и другие документы, подтверждающие доходы и расходы компаний.
- Обеспечить сертификацию перевода: все документы должны быть заверены сертифицированным переводчиком, чтобы их приняли американские органы.
- Подготовить электронные копии: переведенные и заверенные документы необходимо было отсканировать и отправить клиенту в сжатые сроки.
Ключевые требования к выполнению задачи:
- Срочность: переводы должны были быть готовы в кратчайшие сроки для своевременного получения визы и переезда.
- Точность: юридические, бухгалтерские и налоговые документы требуют соблюдения строгой терминологии.
- Единообразие перевода: все термины, имена и названия компаний должны быть согласованы и единообразны во всех документах.
- Соответствие международным стандартам: заверение сертифицированным переводчиком необходимо для признания документов в США.
Эта задача включала не только перевод большого объема сложных документов, но и их грамотную организацию, обеспечение соответствия требованиям госорганов США и оптимизацию процесса для соблюдения сроков.
Ход работы
Чтобы выполнить эту задачу эффективно и качественно, наша команда разработала четкий план действий и распределила задачи между специалистами.
- Анализ и сортировка документов
Мы начали с анализа полученного пакета документов. Это включало:
- Разделение файлов на категории: личные документы, уставные документы компаний, бухгалтерская отчетность, налоговые декларации.
- Проверку формата документов: часть файлов была представлена в виде отсканированных копий, что требовало распознавания и верстки.
- Распознавание и подготовка файлов
Отсканированные документы были преобразованы в редактируемые форматы (*.docx) с сохранением оригинального оформления. Для этого мы использовали профессиональные инструменты для OCR (оптического распознавания символов).
- Создание глоссария
Для обеспечения точности перевода и единообразия терминов был составлен глоссарий, включающий:
- Названия компаний;
- Имена директоров и сотрудников;
- Термины, относящиеся к бухгалтерской и юридической сфере;
- Устойчивые выражения, используемые в юридических документах.
- Перевод с использованием CAT-программ
Мы задействовали технологии автоматизированного перевода (CAT) для обработки большого объема документов.
Это позволило:
Сократить время перевода: благодаря сегментированию текста;
Сохранить единообразие терминологии: благодаря подключению глоссария;
Уменьшить затраты клиента: за счет обработки повторяющихся элементов.
- Редактура и проверка
После завершения перевода каждый документ был проверен редактором на:
Соответствие числовым данным оригиналам;
Соблюдение глоссария;
Правильность оформления документов.
Менеджер проекта координировал процесс проверки, чтобы минимизировать ошибки и гарантировать высокое качество перевода, общался с заказчиком, выполнял заверение перевода, формировал сканированные документы и направлял пакеты готовых заказчику.
- Заверение и подготовка сканов
Для заверения документов мы использовали Adobe Acrobat и электронную подпись сертифицированного переводчика.
Этот подход позволил:
Ускорить процесс заверения сотен документов и избежать их распечатки и сшития.
Готовые переводы были отправлены клиенту в электронном виде, что полностью соответствовало его запросу.
- Координация работы команды
Весь процесс сопровождался четким распределением задач:
Верстальщики занимались подготовкой документов для перевода.
Переводчики и редакторы работали над текстами.
Менеджер контролировал сроки выполнения и качество на каждом этапе.
Слаженная работа команды позволила выполнить проект в сжатые сроки, не уступая в качестве.
Результаты работы
Перевод: Было переведено 3000+ страниц документов на английский язык, включая юридические, бухгалтерские и налоговые материалы. Благодаря использованию CAT-программ и созданию глоссария, точность перевода была на высшем уровне.
Распознавание и верстка: 2000 страниц отсканированных документов были успешно преобразованы в редактируемые файлы. Это обеспечило удобство работы с документами и сохранило их оригинальный формат.
Заверение: Около 500 документов были заверены печатью нашего бюро переводов, что полностью соответствовало требованиям для подачи в визовые и государственные органы США.
Итоги проекта
Благодаря нашей технологии автоматизированного перевода и оптимизированному процессу работы, клиент смог сэкономить значительное количество времени и средств (мы смогли сделать значительную скидку на объем, т.к. сэкономили на переводчиках 🥲).
Все документы были предоставлены в срок, что позволило клиенту подать их в установленные дедлайны и успешно выполнить требования для получения визы в США.
Бизнес клиента в России продолжил свою работу в обычном режиме, а в США начался активный процесс расширения на новые рынки.
