Апостиль – международный стандарт формы заполнения информации о том, что документ является законным. Это нужно для того, чтобы предъявлять его в странах, где признана такая форма легализации. Такого рода штамп устанавливается как на копиях, так и на подлинниках документов, он признается органами власти на территории всех стран, участвовавших в конвенции. В данной статье мы подробно рассмотрим процесс апостилирования, его особенности и преимущества, а также ответим на часто задаваемые вопросы.
Что такое апостиль?
Апостиль — это упрощенная форма легализации документов, которая облегчает их использование в странах-участниках Гаагской конвенции об апостилировании. Апостиль подтверждает подлинность подписи на документе, а также полномочия должностного лица, поставившего эту подпись.
Апостиль и легализация: в чем разница?
Апостиль и легализация – это два разных способа подтверждения легитимности документов для использования за границей. Апостиль применяется в странах-участниках Гаагской конвенции и является более простым и быстрым способом. Легализация же необходима для стран, не участвующих в конвенции, и включает в себя более сложную процедуру с обращением в консульские учреждения.
Как выглядит апостиль
Апостиль представляет собой специальную печать или штамп, которая наносится на документ или прикрепляется к нему отдельным листом. Формат апостиля строго регламентирован Гаагской конвенцией и должен содержать следующую информацию:
Содержание Апостиля
- Заголовок “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” – указание на Гаагскую конвенцию и ее дату принятия, обязательно дубляж на французском языке.
- Название страны, выдавшей апостиль.
- Название документа, на который нанесен апостиль.
- Имя должностного лица, подписавшего документ.
- Звание или должность должностного лица, подписавшего документ.
- Название органа, удостоверившего подпись должностного лица.
- Место и дата выдачи апостиля.
- Уникальный номер апостиля.
- Печать или штамп уполномоченного органа.
- Подпись уполномоченного лица.
Важно отметить, что апостиль не изменяет содержания самого документа и применяется только для подтверждения подлинности подписи и печати на нем.
Гаагская конвенция об апостилировании 1961 года
Гаагская конвенция об апостилировании, официально известная как Конвенция, упраздняющая требование легализации иностранных официальных документов, была подписана в Гааге 5 октября 1961 года. Конвенция вступила в силу 24 января 1965 года и на сегодняшний день объединяет более 120 стран, включая Россию, США, страны Евросоюза и другие.
Основная цель Гаагской конвенции состоит в упрощении процедуры легализации иностранных документов, путем введения унифицированной процедуры апостилирования. Это позволяет снизить время и затраты на подготовку документов для их использования за пределами страны их выдачи.
В соответствии с Конвенцией, документы, на которые нанесен апостиль, признаются официальными и действительными во всех странах-участницах без дополнительной легализации. Апостиль подтверждает подлинность подписи, печати или штампа на документе, но не касается его содержания.
Страны-участницы Гаагской конвенции
К настоящему времени в Гаагской конвенции участвуют более 100 стран, включая такие крупные государства, как США, Канада, Австралия, и большинство европейских стран. Полный список стран-участников можно найти на официальном сайте Гаагской конференции по международному частному праву. Вероятно, к Гаагской конвенции в скором времени присоединится Китай, будем следить за ситуацией.
Нюансы проставления апостиля для некоторых стран: Бельгия, Нидерланды, Германия, Испания, Италия, США
При апостилировании документов для использования в разных странах могут возникать определенные нюансы и особенности, связанные с законодательством и требованиями конкретных государств. Рассмотрим некоторые из них на примере Бельгии, Нидерландов, Германии, Испании, Италии и США.
Бельгия: В Бельгии апостилированные документы должны быть предоставлены вместе с переводом на один из официальных языков страны – французский, голландский или немецкий. Перевод должен быть выполнен и заверен присяжным переводчиком в самой Бельгии.
Нидерланды: В Нидерландах, апостилировать необходимо в два этапа. Сначала апостилируется нотариальная копия в МинЮсте, затем к этому подшивается перевод на нидерландский и нотариально заверяется, а после ставится еще один апостиль на перевод.
Германия: Для Германии требуется предоставить апостилированные документы с переводом на немецкий язык. Перевод должен быть выполнен дипломированным переводчиком и заверен нотариусом.
Испания: Апостилированные документы для Испании должны быть переведены на испанский язык и заверены нотариально или присяжным переводчиком.
Италия: В Италии, помимо апостиля, часто требуются дополнительные документы, такие как «декларация ценности» (dichiarazione di valore) для образовательных документов или «нулевая справка» (nulla osta) для свидетельств о браке. Переводы должны быть выполнены и заверены присяжным переводчиком или итальянским консульством.
США: В США самые «либеральные» требования к апостилированным документам. Они должны быть переведены на английский язык и заверены нотариусом.
Следует учесть, что требования к апостилированию документов могут меняться, поэтому перед началом процедуры рекомендуется уточнить актуальные требования в консульских учреждениях или компетентных органах выбранной страны. Особое внимание следует уделить правилам перевода документов и требованиям к переводчикам, так как они также могут отличаться в разных странах.
Договоры между странами об отмене Апостиля
Ряд государств установили между собой упрощенный способ придания юридической силы документам или вообще отменили необходимость в этом. Например, Россия подписала Минскую конвенцию с такими странами как: Казахстан, Армения, Азербайджан, Монголия, Беларусь и др. В этих странах российские документы принимают без апостиля. Например, чтобы устроиться на работу в Беларуси, не нужно ставить апостиль на диплом об образовании.
Документы, на которые можно поставить Апостиль
Существуют различные типы документов, которые могут быть апостилированы, включая:
- Образовательные документы (дипломы, аттестаты, сертификаты)
- Свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти
- Документы, выданные правительственными органами (судебные решения, свидетельства о регистрации юридического лица, доверенности)
- Нотариально заверенные копии и переводы
Где ставить апостиль?
Апостиль ставится только в стране выдачи документа. Есть несколько ведомств, которые ставят апостиль на документы и от того, какое из них выдало документ зависит и адрес обращения. Для апостилирования разных видов документов в России необходимо обращаться в соответствующие компетентные органы.
Рассмотрим некоторые из них: МинЮст, органы ЗАГС, МВД и Министерство образования РФ
МинЮст: В Министерстве юстиции Российской Федерации апостилируются документы, выданные нотариусами. Это могут быть нотариально заверенные переводы и копии, доверенности, согласия и другие нотариальные документы.
Органы ЗАГС: В органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС) апостилируются их собственные документы, такие как свидетельства о рождении, браке, разводе и смерти. Важно учесть, что апостиль ставится только на оригиналы документов, а не на их копии.
МВД: В Министерстве внутренних дел Российской Федерации апостилируются в основном справки об отсутствии судимости.
Министерство образования РФ: В Министерстве образования и науки Российской Федерации апостилируются документы об образовании, такие как дипломы, аттестаты, сертификаты и справки о периоде обучения. В некоторых случаях потребуется также предоставить архивную справку об обучении, особенно если документы были выданы давно. Сегодня апостиль в МинОбр можно поставить только через МФЦ.
Также апостиль можно получить в информационном центре Министерства обороны Российской Федерации. На территории этого учреждения заверяется документация о прохождении военной службы. Сегодня, большинство апостилей можно получить через МФЦ или госуслуги, но сроки будут сильно растянуты, т.к. МФЦ отправит ваши документы в необходимые ведомства от вашего лица. Госпошлина за апостиль — 2500 руб.
Как апостилировать документ, выданный в другом регионе?
Если вам нужно апостилировать оригинал свидетельство о рождении, выданное в Новгороде, придется ехать в управление ЗАГСа по Новгородской области. При этом, документы об образовании являются исключением. Их можно апостилировать в любом городе России.
Если нет возможности ехать в другой регион, можно получить дубликат свидетельства в любом загсе того города, где вы находитесь, и потом в управлении загса или через МФЦ поставить на него апостиль. Да, при этом, оба свидетельства будут действительны.
Есть третий вариант, который многим подходит – поставить апостиль на нотариальной копии свидетельства. О таком виде легализации необходимо уточнять у принимающей стороны.
Как происходит процесс апостилирования?
Процедура апостилирования состоит из нескольких этапов:
- Подготовка документов: сначала необходимо подготовить все документы, которые требуются для апостилирования. Это может включать оригиналы документов, переводы на требуемый язык и копии.
- Обращение в компетентный орган: далее документы подаются в уполномоченный орган, который зависит от типа документа и страны выдачи. В России, например, это могут быть Министерство юстиции, Министерство образования и науки или Министерство иностранных дел.
- Уплата государственно пошлины за проставление апостиля. По всей России стоимость пошлины составляет 2500 руб за один документ. Необходимо получить реквизиты для платежа в нужном ведомстве.
- Проверка и заверение документов: компетентный орган проверяет подлинность подписей и печатей на документах, правильность их оформления и содержания, после чего ставит апостиль – специальную печать или штамп.
- Получение апостилированных документов: после завершения процедуры, документы можно получить и использовать за границей среди стран, входящих в Гаагскую конвенцию.
Сроки и стоимость Апостиля
Сроки и стоимость апостилирования могут варьироваться в зависимости от страны и компетентного органа. В России сроки апостилирования обычно составляют от 5 до 20 рабочих дней, а стоимость – от 3000 до 5000 рублей за один документ, если заказывать Апостиль через посредника, например бюро переводов. Стоит отметить, что существует также услуга срочного апостилирования, которая обойдется дороже. О такой услуге необходимо уточнять заранее, обычно срок срочного апостиля составляет 1-2 дня, а цена в два раза дороже.
Ошибки и проблемы при проставлении апостиля
При апостилировании документов могут возникнуть различные ошибки и проблемы, такие как:
- Неправильно оформленные документы: если документы не соответствуют требованиям компетентного органа, они могут быть отклонены. (Например: неправильно оформленная копия – просто скреплена степлером без сшивки, если несколько страниц)
- Ошибки в переводах: некачественный или неправильный перевод документов может привести к их отказу на этапе апостилирования. (Например: расхождение ФИО в исходнике и переводе, неверные даты и др.)
- Просроченные сроки: если документы были выданы давно и их срок действия истек (или истечет в момент нахождения в ведомстве), апостилирование может быть невозможным.
Чтобы избежать подобных проблем, важно тщательно подготовить все документы и обратиться за помощью к опытным специалистам, если возникают сомнения.
Апостилирование документов через агентства переводов
В случае, если процесс апостилирования кажется сложным или затруднительным, можно обратиться к специализированным агентствам, которые оказывают услуги по апостилированию документов. Они помогут подготовить все необходимые документы, проконсультируют по вопросам перевода и оформления, а также сэкономят время и силы, занимаясь всеми процедурами вместо вас.
Часто задаваемые вопросы о процедуре апостилирования
Можно ли апостилировать документ, если страна назначения не является участником Гаагской конвенции?
Если страна назначения не является участником Гаагской конвенции, то апостиль не подойдет для легализации документов. В этом случае потребуется проходить полную процедуру легализации через консульские учреждения.
Можно ли апостилировать документы, выданные в другой стране?
Да, это возможно. Для апостилирования документов, выданных в другой стране, необходимо обратиться в компетентный орган этой страны. Однако следует учесть, что в некоторых случаях могут потребоваться дополнительные переводы и заверения. Но помните, на территории РФ апостилировать документы выданные, например, в США не получится, это можно будет сделать только там.
Обязательно ли ставить на оригиналах документов?
Апостиль не всегда обязательно ставить на подлинниках документов. Всё зависит от страны, в которой человек живет и, соответственно, имеет все документы, то есть от её законодательства и внутренних особенностей. Также это зависит от государства, которое человек хочет посетить – от его внутренних требований, правил и распорядков. Более того, играет роль категория документа, на которую будет устанавливаться апостиль. На территории Российской Федерации, например, на многие оригиналы документов нельзя поставить апостиль.
Нужна ли доверенность чтобы поставить апостиль?
Только для документов об образовании и доверенность должна быть нотариальная, с указанием органов министерства образовании. В остальных случаях поставить апостиль на ваши документы может любое лицо, если вы попросите.
Почему чаще всего ставят апостиль на копии документов?
Существует список документов, на которые нельзя ставить апостиль на оригинале, только на копии. В законодательстве Российской Федерации существует ряд ограничений на проставление апостиля. Он не ставится на подлинники документов, удостоверяющих личность. То есть на паспорт, заграничный паспорт, удостоверение водителя, военный билет, трудовую и пенсионную книжку, например, поставить апостиль не получится. Несмотря на это, иногда зарубежные учреждения выставляют требования на наличие этих документов с апостилем. Из такой ситуации есть выход – нужно сделать нотариальную копию документа, удостоверяющего личность, и установить на неё апостиль. Ставить его на копии документов законодательством не запрещается.
В случаях, если апостиль устанавливается на подлинники документов, они должны иметь государственный образец, то есть иметь регламентированную форму и соответствовать признанным стандартам. Аттестат, к примеру, имеет государственный образец, а академическая справка – нет, поэтому нужно, опять же, делать копию и ставить апостиль уже туда.
В редких случаях предоставляются требовании о постановке апостиля на документы, не относящиеся ни к одному из государственных органов Российской Федерации. Ведомства нет, следовательно и апостиль поставить некому. Тут можно привести в пример свидетельство о собственности. Здесь он также устанавливается на заверенную нотариусом копию.Почему часто требуется перевод для апостиля?
В правилах, вынесенных и принятых на Гаагской конвенции, есть требования по оформлению заголовка документа, но нет никакой информации о необходимости перевода штампа на другой язык. Несмотря на это, в каждой стране действуют свои правила, которые нельзя игнорировать. Факт присутствия апостиля уже говорит о том, что документ подлинный. Однако, нотариальный перевод выполняется до проставления штампа, и на документе содержится язык, который может быть непонятен сотрудникам государственных учреждений страны, которые принимают человека.
Если проставление апостиля осуществляется на нотариальный перевод, то штамп в дополнительном порядке не подвергается переводу, потому что вместе с основным текстом он уже написан на нужном языке. В некоторых случаях государственные учреждения просто переводят штамп, но при этом, большое количество стран, признающих апостиль, отказываются принимать документы без нотариального заверения. Поэтому в каждом случае необходимо уточнять требования принимающей стороны во избежание лишних проволочек и потери времени и денег. Наша компания обладает большим опытом в оказании этой услуги, и мы сможем подсказать вам требования в наиболее популярных направлениях.Нужно ли апостилировать переводы документов?
Апостилировать переводы документов может понадобиться, если вы хотите подать сразу финальный документ и сэкономить на расходах. Как известно, стоимость юридических услуг в других странах значительно выше чем в России, поэтому кажется логичным, полностью оформить документ на родине. В этом случае апостиль ставится на копии и подтверждает подлинность подписи нотариуса, а перевод подшивается уже следом и переводится, в том числе и сам штамп Апостиля, в результате чего, у вас появляется полностью переведенный документ, с которым не потребуется никаких дополнительных процедур в другой стране.
Нужен ли Апостиль для Кипра?
Да, разумеется нужен. Вам необходимо апостилировать любой документ согласно инструкции описанной в этой статье. Апостиль для кипра необходимо поставить на нотариальной копии, а только потом уже подшить перевод и нотариально его заверить.
Заключение
Апостиль на документы является важны этапом для использования документов за границей в странах-участниках Гаагской конвенции. Важно тщательно подготовиться к процедуре, заранее изучить все требования и нюансы, а также, при необходимости, обратиться к специалистам за помощью. Учтя все рекомендации, представленные в данном руководстве, апостилирование документов станет более понятным и простым процессом.
Здравствуйте, подскажите, нужно ли переводить диплом, например, на английский язык и уже после этого ставить апостиль или же апостилированный диплом на русском языке тоже примут?
Здравствуйте, Антон! Если апостиль ставится на оригинале документа, то перевод получится сделать уже только после апостилирвоания, а если же апостиль ставится на нотариальной копии, можно сначала подшить перевод к копии и потом все вместе апостилировать. В таком случае вам не придется переводить документ в стране, где вы будете предъявлять его.
Приходилось апостилировать свидетельство о рождении. А так как живу далеко от места рождения, обращалась по месту жительства и оказалось, что советские документы не апостилируют! Сказали, что я должна получить документ нового образца по месту жительства.
да, к сожалению это так. Это же относится не только к документам образования, но и к различным свидетельствам, которые можно перевыпустить в центральном отделе ЗАГС вашего города.