Рокетперевод

рокетперевод лого
1-й Голутвинский переулок 3-5 стр 3, офис 51

пн-чт с 10:00 до 19:00; пт до 18:00​

Бесплатно по России

Телефон в Москве!

рокетперевод лого
Деловая переписка на английском языке

Как правильно вести деловую переписку на английском языке

В нашей современной мировой экономике, английский язык является одним из ключевых инструментов для бизнес-коммуникации, особенно в международном контексте. Это означает, что знание английского языка может оказаться важным для профессионального успеха. Однако, для носителей русского языка, переход на английский язык может оказаться сложным. В этой статье мы рассмотрим некоторые советы, которые помогут вести эффективную деловую переписку на английском языке, даже если вы не являетесь носителем этого языка. Деловая переписка – это не только способ общения, но и отображение вашей профессиональной квалификации и уважения к партнерам. Корректность, ясность и точность – основные качества деловой переписки. Каждое сообщение должно быть написано так, чтобы оно не допускало двусмысленности и недопонимания. Поэтому очень важно следовать правилам и рекомендациям, чтобы сделать свою деловую переписку более эффективной.

Оглавление

Основные советы

1. Поддерживайте формальный стиль

Деловая переписка требует использования формального языка. Используйте профессиональные фразы и избегайте слишком интимных выражений, таких как “Hello dear”. Более подходящей формулировкой будет “Dear Mr./Ms. Last Name”. Также важно использовать правильное обращение, в зависимости от пола адресата.

2. Используйте простые предложения и избегайте сленга

Использование сложных предложений и нестандартного лексикона может привести к недопониманию и ошибкам в коммуникации. Используйте простые и понятные фразы, избегая сленга, идиом и неформальных выражений.

3. Изучайте профессиональную терминологию

Деловая переписка часто включает использование профессиональной терминологии. Изучайте специфические термины, связанные с вашей отраслью, и используйте их в соответствующих контекстах.

4. Проверьте грамматику и орфографию

Никто не хочет иметь дело с человеком, который делает ошибки в грамматике и орфографии. Перед отправкой письма, прочитайте его внимательно и проверьте грамматику и орфографию.

5. Не используйте словари и переводчики для всего текста вслепую

Использование электронных словарей и переводчиков может быть полезным, но не стоит полностью полагаться на них. Попробуйте сначала выразить свои мысли на русском языке, а затем переведите их на английский. Это поможет сохранить смысл и контекст вашего сообщения.

6. Используйте правильное время

Правильное использование времени в деловой переписке на английском языке является важным аспектом. Необходимо использовать правильное время для описания прошлых, настоящих и будущих действий. Например, если вы говорите о прошлых событиях, используйте Past Simple, а если описываете действия, которые будут происходить в будущем, используйте Future Simple.

7. Избегайте использования слишком многих сокращений

Сокращения могут сэкономить время и упростить коммуникацию, но избыточное использование сокращений может привести к недопониманию. Используйте только те сокращения, которые широко распространены и понятны.

8. Используйте активный залог

Использование активного залога в деловой переписке на английском языке может сделать ваше сообщение более ясным и убедительным. При использовании пассивного залога, предложения могут звучать более формально и сложно.

9. Не забывайте о культурных различиях

Различия в культуре могут существенно влиять на деловую переписку. Изучите культурные различия и учитывайте их в своих сообщениях. Например, в некоторых странах, использование слишком прямолинейных и откровенных фраз может быть неприемлемым.

Структура делового письма на английском языке

Адресат и отправитель

В начале письма указывается информация об отправителе и получателе. Отправитель указывается слева в верхнем углу, а получатель – ниже, с отступом.

Ваше имя
Должность
Название компании
Адрес
Телефон/Электронная почта

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Если вы знакомы, можно использовать Dear [Имя]. Если нет, то Dear [Фамилия] или Dear Sir/Madam.

Вводная часть

Во вводной части кратко изложите цель вашего письма и, если необходимо, представьтесь.

Основная часть

В основной части развивайте свою мысль, предоставляйте факты и аргументы, обращайтесь к примерам. Для структурирования информации используйте абзацы и списки.

Заключительная часть

В заключительной части подведите итоги и укажите, что вы ожидаете от адресата в ответ на ваше письмо.

Прощание

Для прощания используйте Sincerely или Best regards.

Типы деловых писем на английском языке и примеры

Пример: Запрос информации

Dear Mr. Smith,

My name is Ivan Ivanov, and I am the purchasing manager at Company X. We are interested in your product range and would appreciate it if you could provide us with the following information:

- Product catalog with prices
- Minimum order quantities
- Payment terms
- Delivery terms and lead times

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards,
Ivan Ivanov

Пример: Ответ на запрос

Dear Mr. Ivanov,

Thank you for your interest in our products. Please find attached our product catalog with prices. The minimum order quantity for each product is 100 units. Our standard payment terms are 30% prepayment and 70% upon delivery. We offer EXW and FOB delivery terms, with lead times ranging from two to four weeks, depending on the order size and product availability.

If you have any further questions or need assistance with placing an order, please do not hesitate to contact us.

Best regards,

John Smith
Sales Manager
Company Y

Пример: Предложение сотрудничества

Dear Mr. Smith,

Our company, Company X, specializes in the production and supply of high-quality industrial equipment. We have been operating in the market for more than 10 years and have established ourselves as a reliable partner for numerous clients.

We are aware that your company, Company Y, is a leading player in the same industry, and we believe that a strategic partnership between our companies could be mutually beneficial. We are interested in exploring the possibility of collaborating in areas such as joint product development, marketing, and distribution.

In order to discuss the potential cooperation in more detail, we would like to propose a meeting with the key representatives of both companies. Please let us know your preferred dates and locations for such a meeting, and we will be happy to make the necessary arrangements.

We look forward to the opportunity to work together and achieve greater success in our industry.

Sincerely,

Ivan Ivanov
CEO
Company X

Пример: Ответ на предложение о сотрудничестве

Dear Mr. Ivanov,

Thank you for your proposal and your interest in collaborating with our company, Company Y. We have carefully reviewed your proposal and we share your enthusiasm for exploring the possibilities of a strategic partnership between our companies.

We believe that joint product development, marketing, and distribution could indeed be mutually beneficial, and we are open to discussing the specifics of such collaboration. To facilitate these discussions, we agree that a meeting between key representatives of both companies would be an excellent next step.

We suggest scheduling this meeting for the second week of next month, and we propose our headquarters in New York as the location. Please let us know if these dates and location are suitable for your team, and we can proceed with making the necessary arrangements.

We look forward to the opportunity to explore this potential partnership and work together towards greater success in our industry.

Best regards,

John Smith
CEO
Company Y

Как подтянуть английский для делового общения

В современном мире невозможно обойтись без знания английского языка. Для взрослого человека владеть иностранным языком нужно хотя бы на начальном уровне. Но большинство из нас изучали английский в школе и ВУЗе (другом учебном заведении) и уже подзабыли основы либо совсем не освоили азы во время обучения. 

В случае если у вас нет времени (возможности или желания) пройти курсы по изучению иностранных языков, на помощь придут приложения для смартфонов. Смартфон всегда под рукой и уделить 30-40 мин в день изучению языка вполне возможно. А выполнять упражнения и решать задачки можно вместо игры или скроллинга ленты в соц.сетях.

Приложения для изучения английского языка

Приложения для смартфона по изучению английского языка включают в себя все необходимые уроки и набор минимальной лексики. Приложения условно модно разделить по уровням подготовки и знаний пользователя (Beginner, Elementary, Intermediate, Upper-intermediate, Advanced и Proficiency). Уровень знания можно легко проверить в сети, для этого достаточно пройти небольшой тест.
В приложении может даваться набор знаний или только одно из направлений

  • лексика;
  • грамматика;
  • правописание;
  • произношение;
  • разговорная речь.

В некоторых приложения предусмотрена возможность общения пользователей между собой и с носителями языка. Это удобно для развития навыков речи и преодоления языкового барьера.
Очень важным критерием для выбора приложения считается наличие тестовых (проверочных) заданий на усвоение материала и продвижения в изучении языка. Проходя эти задания, вы будите видеть свой прогресс и знать каким момент уделить больше внимания.

ТОП-3 приложений
Duolingo – одно из популярнейших приложений по изучению иностранных языков. Подойдет для школьников средних классов. Перед началом изучения пользователю предлагают пройти тест на знание языка. У приложения удобный и интуитивный интерфейс. Выполнять задания можно офлайн. Из недостатков стоит отметить обилие рекламы в бесплатной версии и медленная работа системы.
Hello Talk предлагает живое общение с носителями языка. Видеосвязь и переписка предоставляются бесплатно. Так же в приложении предусмотрены занятия по грамматике и фонетике. Предусмотрена мини-версия соц.сети, где моно обсудить задания с другими пользователями. Из недостатков пользователи отмечают сложный интерфейс и платные функции.
Learn English разработана не только для Android, но и доступна на сайте. Программа подходит для начинающего и продвинутого уровня. В приложении модно освоить грамматику, правильное произношение и основы делового общения. На официальном сайте можно смотреть фильмы и читать классическую литературу на английском языке. Есть платные функции.

Фразы для деловой переписки на английском языке

Ниже представлена небольшая таблица с общепринятыми фразами, используемых в деловой переписке на английском языке. Пользуйтесь в любом e-mail.

АнглийскийРусский
Dear Sir/MadamУважаемый/уважаемая,
Dear Mr/Ms SmithУважаемый мистер Смит / уважаемая мисс Смит,
Dear all/colleaguesУважаемые коллеги,
Greetings,Здравствуйте,
Thank you for contacting us.Спасибо, что связались с нами.
Thanks for your email.Спасибо за ваше письмо.
I am writing to inform you / to confirm / to request / to enquire about…Я пишу, чтобы проинформировать вас / подтвердить / запросить / узнать о…
I wanted to let you know that…Я бы хотел сообщить вам…
Just a quick note to tell you that…Всего лишь хочу сказать вам, что…
I’m sending you FILE as a pdf file.Отправляю вам ФАЙЛ в pdf-формате.
Please do not hesitate to contact me.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
В соответствии сAccording to
Пожалуйста, сообщите мнеPlease let me know
Очень любезно с Вашей стороныIt is very kind of you to
Thank you for responding to my offerСпасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soonНадеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
Thank you for responding to my offerСпасибо, что откликнулись на мое предложение
Best / Kind / Warm regardsС наилучшими / добрыми / тёплыми пожеланиями
SincerelyС уважением

Заключение

Вести деловую переписку на английском языке может быть сложным для носителей русского языка, но правильный подход может значительно облегчить процесс. Следуя приведенным выше советам, вы сможете эффективно и профессионально общаться на английском языке в деловой сфере. Надеемся, вам помогла наша статья и теперь вы сможете написать понятное и лаконичное деловое письмо на английском языке! Если же у вас есть потребность постоянно вести переписку на английском и нет возможности в короткие сроки подтянуть язык, смело обращайтесь к нам и заказывайте услугу деловой перевод! Вы получите перевод письма в режиме реального времени.

Часто задаваемые вопросы

  1. Я не говорю по-английски очень хорошо. Могу ли я использовать переводчик для составления сообщений?

Ответ: Использование переводчика может быть полезным для понимания сообщений на английском языке, но не стоит полностью полагаться на него для составления сообщений. Лучше использовать электронный словарь и переводчик как вспомогательный инструмент, но переводить сообщения на английский язык лучше самому, чтобы сохранить смысл и контекст сообщения.

  1. Какие ошибки стоит избегать при составлении деловых сообщений на английском языке?

Ответ: Избегайте использования неформальных выражений, сленга, слишком многих сокращений, а также ошибок в грамматике и орфографии. Также важно использовать правильное время и подходящие выражения для конкретного контекста.

  1. Какие полезные ресурсы можно использовать для улучшения навыков деловой переписки на английском языке?

Ответ: Существует множество полезных ресурсов, таких как онлайн-курсы, учебники, приложения для изучения языка, а также блоги и форумы на тему деловой переписки на английском языке. Лучше всего выбрать ресурсы, которые соответствуют вашим целям и специфике вашей отрасли.

  1. Как научиться правильно употреблять профессиональную терминологию?

Ответ: Изучение профессиональной терминологии может занять некоторое время, но это важный аспект деловой переписки на английском языке. Рекомендуется использовать учебники, онлайн-курсы, а также общаться с носителями языка и коллегами в вашей отрасли, чтобы узнать о специфических терминах и их использовании в контексте.

  1. Как узнать, какой стиль письма использовать в конкретной ситуации?

Ответ: Стиль письма может различаться в зависимости от контекста и типа бизнес-коммуникации. Например, формат письма может отличаться в зависимости от того, является ли это формальным письмом или электронной почтой. Лучше всего изучить типы бизнес-коммуникации и соответствующие стили письма для каждого из них.

  1. Как избежать недопонимания в деловой переписке на английском языке?

Ответ: Чтобы избежать недопонимания, лучше всего использовать простые и понятные фразы, избегать слишком сложных предложений и нестандартного лексикона. Также важно убедиться, что ваше сообщение содержит все необходимые детали и информацию, чтобы ваш собеседник мог понять контекст и цель вашего сообщения.

  1. Как научиться более убедительно и профессионально выражать свои мысли в деловой переписке на английском языке?

Ответ: Для улучшения своих навыков коммуникации на английском языке рекомендуется читать профессиональную литературу, участвовать в онлайн-курсах и общаться с носителями языка и коллегами в вашей отрасли. Также можно использовать специальные приложения и программы для улучшения произношения и расширения словарного запаса.

  1. Как научиться более эффективно и быстро писать на английском языке?

Ответ: Чтобы улучшить свои навыки письма на английском языке, рекомендуется практиковаться в написании писем и эссе, используя профессиональную терминологию и правильную грамматику. Также можно использовать онлайн-сервисы для проверки грамматики и орфографии, которые могут помочь улучшить ваше письменное выражение.

  1. Что делать, если я не понимаю, что мне ответил мой собеседник на английском языке?

Ответ: Если вы не понимаете ответа на английском языке, попросите своего собеседника объяснить еще раз или переформулировать свой ответ более простыми словами. Также можно использовать электронные словари и переводчики для проверки значения слов и выражений.

  1. Что делать, если у меня нет времени на написание длинных писем на английском языке?

Ответ: Если у вас нет времени на написание длинных писем, стоит использовать короткие и простые фразы, избегая излишней информации. Также можно использовать шаблоны писем и готовые фразы для ускорения процесса написания.

Как вам?
Рокетперевод!
Рокетперевод!
1
Огонь!
Огонь!
0
Лайк
Лайк
1
Дислайк
Дислайк
0
Zzzzz
Zzzzz
0

Старицын Станислав

Автор статей и публикаций от лица компании. Руководитель "Рокетперевод. Переводчик-лингвист, опыт работы в сфере переводов 10 лет.

У этой записи один комментарий

  1. Alex

    Полезная статья, но может вы сделаете такую для китайского языка? Очень пригодилось бы?

Добавить комментарий