Апостиль — это международный штамп, который подтверждает законность документа. Он необходим для предъявления в странах, где признана такая форма легализации. Штамп апостиля может быть установлен как на копиях, так и на оригиналах документов. Он признается государственными органами во всех странах, присоединившихся к конвенции.
В этой статье мы подробно расскажем о процессе апостилирования, его особенностях и преимуществах. Также мы ответим на часто задаваемые вопросы, чтобы прояснить все аспекты, связанные с этой процедурой.
Что такое апостиль?
Апостиль — это упрощенная форма легализации документов, которая облегчает их использование в странах-участниках Гаагской конвенции об апостилировании. Апостиль подтверждает подлинность подписи на документе, а также полномочия должностного лица, поставившего эту подпись.
Апостиль и легализация: в чем разница?
Апостиль и легализация – это два разных способа подтверждения легитимности документов для использования за границей. Апостиль применяется в странах-участниках Гаагской конвенции и является более простым и быстрым способом. Легализация же необходима для стран, не участвующих в конвенции, и включает в себя более сложную процедуру с обращением в консульские учреждения.
Как выглядит апостиль
Апостиль — это специальная печать или штамп, который ставится на документ или прикрепляется к нему в виде отдельного листа. Он представляет собой четырёхугольный штамп размером не менее 9×9 см. На штампе обязательно должен быть заголовок «Apostille» и ссылка на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке («Convention de La Haye du 5 octobre 1961»). Гаагская конвенция строго регламентирует формат апостиля. На нём должна быть указана следующая информация:
APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
1. Страна …………………………………………….
Настоящий официальный документ
2. был подписан (фамилия) ………………………………
3. выступающим в качестве ………………………………
4. скреплен печатью / штампом (название учреждения)
…………………………………………………..
Удостоверено
5. в ………………………. 6. (дата) ……………..
7. (название удостоверяющего органа) …………………….
8. за № ………………………………………………
9. печать / штамп
10. подпись ………………………….
Образец апостиля
Содержание Апостиля
- Заголовок “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” – указание на Гаагскую конвенцию и ее дату принятия, обязательно дубляж на французском языке.
- Название страны, выдавшей апостиль.
- Название документа, на который нанесен апостиль.
- Имя должностного лица, подписавшего документ.
- Звание или должность должностного лица, подписавшего документ.
- Название органа, удостоверившего подпись должностного лица.
- Место и дата выдачи апостиля.
- Уникальный номер апостиля.
- Печать или штамп уполномоченного органа.
- Подпись уполномоченного лица.
Важно отметить, что апостиль не изменяет содержания самого документа и применяется только для подтверждения подлинности подписи и печати на нем.
Гаагская конвенция об апостилировании 1961 года
Гаагская конвенция об апостилировании, официально известная как Конвенция, упраздняющая требование легализации иностранных официальных документов, была подписана в Гааге 5 октября 1961 года. Конвенция вступила в силу 24 января 1965 года и на сегодняшний день объединяет более 120 стран, включая Россию, США, страны Евросоюза и другие.
Основная цель Гаагской конвенции состоит в упрощении процедуры легализации иностранных документов, путем введения унифицированной процедуры апостилирования. Это позволяет снизить время и затраты на подготовку документов для их использования за пределами страны их выдачи.
В соответствии с Конвенцией, документы, на которые нанесен апостиль, признаются официальными и действительными во всех странах-участницах без дополнительной легализации. Апостиль подтверждает подлинность подписи, печати или штампа на документе, но не касается его содержания.
Страны-участницы Гаагской конвенции
К настоящему времени в Гаагской конвенции участвуют более 100 стран, включая такие крупные государства, как США, Канада, Австралия, и большинство европейских стран. Полный список стран-участников можно найти на официальном сайте Гаагской конференции по международному частному праву. Вероятно, к Гаагской конвенции в скором времени присоединится Китай, будем следить за ситуацией.
Нюансы проставления апостиля для некоторых стран
При апостилировании документов для использования в разных странах могут возникать определенные нюансы и особенности, связанные с законодательством и требованиями конкретных государств. Рассмотрим некоторые из них на примере Бельгии, Нидерландов, Германии, Испании, Италии и США.
Бельгия
В Бельгии апостилированные документы должны быть предоставлены вместе с переводом на один из официальных языков страны – французский, голландский или немецкий. Перевод должен быть выполнен и заверен присяжным переводчиком в самой Бельгии.
Нидерланды
В Нидерландах, апостилировать необходимо в два этапа. Сначала апостилируется нотариальная копия в МинЮсте, затем к этому подшивается перевод на нидерландский и нотариально заверяется, а после ставится еще один апостиль на перевод.
Германия
Для Германии требуется предоставить апостилированные документы с переводом на немецкий язык. Перевод должен быть выполнен дипломированным переводчиком и заверен нотариусом.
Испания
Апостилированные документы для Испании должны быть переведены на испанский язык и заверены нотариально или присяжным переводчиком.
Италия
В Италии, помимо апостиля, часто требуются дополнительные документы, такие как «декларация ценности» (dichiarazione di valore) для образовательных документов или «нулевая справка» (nulla osta) для свидетельств о браке. Переводы должны быть выполнены и заверены присяжным переводчиком или итальянским консульством.
США
В США самые «либеральные» требования к апостилированным документам. Они должны быть переведены на английский язык и заверены нотариусом.
Следует учесть, что требования к апостилированию документов могут меняться, поэтому перед началом процедуры рекомендуется уточнить актуальные требования в консульских учреждениях или компетентных органах выбранной страны. Особое внимание следует уделить правилам перевода документов и требованиям к переводчикам, так как они также могут отличаться в разных странах.
Китай
С 7 ноября 2023 года в Китае больше не требуется консульская легализация документов, выданных в этой стране. Теперь документы из Китая можно легализовать путём проставления апостиля.
Порядок легализации документов в Китае ещё не полностью устоялся, но наиболее правильный вариант выглядит следующим образом: необходимо сначала сделать нотариально заверенную копию документа с проставленным апостилем, затем перевести документ на китайский язык и также заверить перевод у нотариуса, после чего поставить ещё один апостиль. Этот порядок аналогичен процедуре легализации документов для Нидерландов.
Договоры между странами об отмене Апостиля
Ряд государств установили между собой упрощенный способ придания юридической силы документам или вообще отменили необходимость в этом. Например, Россия подписала Минскую конвенцию с такими странами как: Казахстан, Армения, Азербайджан, Монголия, Беларусь и др. В этих странах российские документы принимают без апостиля. Например, чтобы устроиться на работу в Беларуси, не нужно ставить апостиль на диплом об образовании.
Документы, на которые можно поставить Апостиль
Существуют различные типы документов, которые могут быть апостилированы, включая:
- Образовательные документы (дипломы, аттестаты, сертификаты)
- Свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти
- Документы, выданные правительственными органами (судебные решения, свидетельства о регистрации юридического лица, доверенности)
- Нотариально заверенные копии и переводы
Где ставить апостиль?
Апостиль ставится только в стране выдачи документа. Есть несколько ведомств, которые ставят апостиль на документы и от того, какое из них выдало документ зависит и адрес обращения. Для апостилирования разных видов документов в России необходимо обращаться в соответствующие компетентные органы.
Рассмотрим некоторые из них: МинЮст, органы ЗАГС, МВД и Министерство образования РФ
МинЮст
В Министерстве юстиции Российской Федерации апостилируются документы, выданные нотариусами. Это могут быть нотариально заверенные переводы и копии, доверенности, согласия и другие нотариальные документы.
Органы ЗАГС
В органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС) апостилируются их собственные документы, такие как свидетельства о рождении, браке, разводе и смерти. Важно учесть, что апостиль ставится только на оригиналы документов, а не на их копии.
МВД
В Министерстве внутренних дел Российской Федерации апостилируются в основном справки об отсутствии судимости.
Министерство образования РФ
В Министерстве образования и науки Российской Федерации апостилируются документы об образовании, такие как дипломы, аттестаты, сертификаты и справки о периоде обучения. В некоторых случаях потребуется также предоставить архивную справку об обучении, особенно если документы были выданы давно. Сегодня апостиль в МинОбр можно поставить только через МФЦ.
Также апостиль можно получить в информационном центре Министерства обороны Российской Федерации. На территории этого учреждения заверяется документация о прохождении военной службы. Сегодня, большинство апостилей можно получить через МФЦ или госуслуги, но сроки будут сильно растянуты, т.к. МФЦ отправит ваши документы в необходимые ведомства от вашего лица. Госпошлина за апостиль — 2500 руб.
Как апостилировать документ, выданный в другом регионе?
Если вам нужно апостилировать оригинал свидетельство о рождении, выданное в Новгороде, придется ехать в управление ЗАГСа по Новгородской области. При этом, документы об образовании являются исключением. Их можно апостилировать в любом городе России.
Если нет возможности ехать в другой регион, можно получить дубликат свидетельства в любом загсе того города, где вы находитесь, и потом в управлении загса или через МФЦ поставить на него апостиль. Да, при этом, оба свидетельства будут действительны.
Есть третий вариант, который многим подходит – поставить апостиль на нотариальной копии свидетельства. О таком виде легализации необходимо уточнять у принимающей стороны.
Как происходит процесс апостилирования?
Процедура апостилирования состоит из нескольких этапов:
- Подготовка документов: сначала необходимо подготовить все документы, которые требуются для апостилирования. Это может включать оригиналы документов, переводы на требуемый язык и копии.
- Обращение в компетентный орган: далее документы подаются в уполномоченный орган, который зависит от типа документа и страны выдачи. В России, например, это могут быть Министерство юстиции, Министерство образования и науки или Министерство иностранных дел.
- Уплата государственно пошлины за проставление апостиля. По всей России стоимость пошлины составляет 2500 руб за один документ. Необходимо получить реквизиты для платежа в нужном ведомстве.
- Проверка и заверение документов: компетентный орган проверяет подлинность подписей и печатей на документах, правильность их оформления и содержания, после чего ставит апостиль – специальную печать или штамп.
- Получение апостилированных документов: после завершения процедуры, документы можно получить и использовать за границей среди стран, входящих в Гаагскую конвенцию.
Сроки и стоимость Апостиля
Сроки и стоимость апостилирования могут варьироваться в зависимости от страны и компетентного органа. В России сроки апостилирования обычно составляют от 5 до 20 рабочих дней, а стоимость – от 3000 до 5000 рублей за один документ, если заказывать Апостиль через посредника, например бюро переводов. Стоит отметить, что существует также услуга срочного апостилирования, которая обойдется дороже. О такой услуге необходимо уточнять заранее, обычно срок срочного апостиля составляет 1-2 дня, а цена в два раза дороже.
Ошибки и проблемы при проставлении апостиля
При апостилировании документов могут возникнуть различные ошибки и проблемы, такие как:
- Неправильно оформленные документы: если документы не соответствуют требованиям компетентного органа, они могут быть отклонены. (Например: неправильно оформленная копия – просто скреплена степлером без сшивки, если несколько страниц)
- Ошибки в переводах: некачественный или неправильный перевод документов может привести к их отказу на этапе апостилирования. (Например: расхождение ФИО в исходнике и переводе, неверные даты и др.)
- Просроченные сроки: если документы были выданы давно и их срок действия истек (или истечет в момент нахождения в ведомстве), апостилирование может быть невозможным.
Чтобы избежать подобных проблем, важно тщательно подготовить все документы и обратиться за помощью к опытным специалистам, если возникают сомнения.
Апостилирование документов через агентства переводов
В случае, если процесс апостилирования кажется сложным или затруднительным, можно обратиться к специализированным агентствам, которые оказывают услуги по апостилированию документов. Они помогут подготовить все необходимые документы, проконсультируют по вопросам перевода и оформления, а также сэкономят время и силы, занимаясь всеми процедурами вместо вас.
Нужно сделать апостиль но есть вопросы? Получите бесплатную консультацию прямо сейчас!
Посмотрите короткое видео об апостиле
Часто задаваемые вопросы о процедуре апостилирования и консульской легализации
Существуют следующие процедуры легализации документов:
- Консульская легализация
- Проставление апостиля (упрощенная процедура легализации)
- Легализация документов через Торгово-промышленную палату РФ
Консульская легализация применяется, если страна, в которой выдан документ, не подписала Гаагскую конвенцию 1961 года. Эта конвенция ввела процедуру проставления апостиля, и Россия тоже присоединилась к ней. Легализация документов через Торгово-промышленную палату РФ (ТПП РФ) проводится для документов коммерческого характера, таких как договоры, счета и инвойсы.
Нет, не всегда. Иногда страны могут договориться о соглашениях, которые полностью отменяют необходимость легализации документов для их признания в этих странах.
В России не требуется легализовать документы из следующих стран:
- Азербайджан;
- Армения;
- Белоруссия;
- Грузия;
- Казахстан;
- Киргизия;
- Молдавия;
- Таджикистан;
- Туркмения;
Узбекистан; - Украина.
И апостиль, и консульская легализация подтверждают подлинность официальных документов для их представления в учреждения другой страны. Однако между этими процедурами есть существенные различия.
| Апостиль | Консульская легализация | |
| Применение | Между странами, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. | Между всеми остальными государствами, если хотя бы одна из сторон не подписала Гаагскую конвенцию 1961 года. |
| Сложность процедуры | Процедура достаточно простая (необходимо взаимодействовать только с одним государственным органом, который занимается проставлением апостиля). | Сложная (необходимо взаимодействовать с разными структурами). |
| Обращение в консульство | Не требуется | Требуется |
| Использование документа | Может быть использован в любой стране, которая присоединилась к Гаагской конвенции 1961 года. | Документ действителен только на территории страны, в консульстве которой он был легализован. |
Апостиль на свидетельстве о рождении подтверждает его подлинность документа. ЗАГС проверяет печать на документе, удостоверяется в полномочиях сотрудника, который его выдал, и сверяет информацию со своими записями в реестре.
Согласно Гаагской конвенции, свидетельство о рождении с апостилем считается подлинным. А если же его перевести на иностранный язык и заверить нотариально, оно будет иметь и юридическую силу в стране назначения.
Апостиль и нотариальное удостоверение выполняют разные задачи. Апостиль требуется для того, чтобы документ признали в другой стране. А нотариальное удостоверение подтверждает подлинность информации в документе, например, подписи переводчика.
Проставление апостиля производится в стране, где был выдан документ. Этим занимается государственный орган, назначенный странами-участницами Гаагской конвенции 1961 года. Информацию о том, какой орган отвечает за проставление апостиля в конкретной стране, можно найти на сайте Гаагской конвенции 1961 года.
В России орган, ответственный за проставление апостиля, зависит от типа официального документа, который необходимо легализовать.
Проставлением апостиля занимаются следующие уполномоченные органы:
- Региональные органы, уполномоченные утверждать документы об образовании и учёных степенях (департаменты образования в регионах), занимаются проверкой и утверждением соответствующих образовательных документов;
- Органы ЗАГС, которые занимаются выдачей документов, таких как свидетельства;
- Генеральная прокуратура РФ – для документов, производимых прокуратурой;
- Министерство внутренних дел Российской Федерации — здесь вы можете получить информацию о наличии или отсутствии судимости, заказать выписки из архивных документов МВД или справки о реабилитации.
- Министерство обороны РФ – для документов о военной службе;
- Федеральное архивное агентство, или Росархив, — это организация, которая выдаёт справки из федеральных архивов.
- Региональные органы, занимающиеся архивным делом, предоставляют архивные справки из региональных архивов.
- Министерство юстиции Российской Федерации занимается проверкой и утверждением различных документов. В частности, оно проверяет официальные документы, выданные федеральными государственными органами, а также нотариально заверенные копии документов, составленных федеральными, региональными и муниципальными органами власти, судами, нотариусами и физическими или юридическими лицами.
Если государство признаёт их уполномоченными органами для проставления апостиля, то это возможно. Однако российские консульства и посольства, расположенные за рубежом, не являются органами, которые могут заверять апостилем официальные документы, выданные в Российской Федерации.
Апостиль проставляется на официальных некоммерческих документах государственного значения, таких как:
- выписки из реестра юридических лиц;
- документы, выданные или заверенные нотариусом;
- судебные решения и приговоры;
- переводы, сделанные переводчиком и заверенные нотариусом;
- официальные документы, выданные органами власти;
- иные документы государственного образца.
Однако коммерческие договоры, счета и инвойсы, а также таможенные, дипломатические и консульские документы не подлежат апостилированию. В случае с Россией эти виды коммерческих документов должны быть легализованы в Торгово-промышленной палате Российской Федерации, а затем в консульстве страны назначения.
Кроме того, в соответствии с международной практикой, существует ряд документов, которые не подлежат легализации. Это, в частности, подлинники и копии документов с фотографией:
паспорта и заменяющие их документы, включая удостоверения личности;
- профсоюзные билеты;
- трудовые книжки;
- военные билеты;
- пенсионные книжки;
- водительские права;
- характеристики;
- документы о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям.
Документ должен быть в хорошем состоянии, с чёткими печатями и подписями. Ламинированные документы не подлежат апостилированию.
Коммерческие документы, такие как договоры, счета, накладные, коносаменты и прочие бумаги, связанные с транспортировкой и продажей товаров, не подлежат апостилированию. Для подтверждения подлинности таких документов необходимо провести процедуру легализации в Торгово-промышленной палате Российской Федерации, а затем в консульстве страны назначения.
Но можно апостилировать их нотариальные копии с переводом в МинЮсте!
В России заверение дипломов и других документов об образовании и учёных степенях апостилем осуществляется региональными органами образования. Например, в Москве этим занимается Департамент образования города Москвы.
Если вы планируете проставить апостиль за пределами России, то для каждой страны необходимо определить уполномоченный орган. Информацию об ответственном органе для конкретной страны можно найти на сайте Гаагской конвенции 1961 года.
В России апостилем может быть заверена нотариально удостоверенная доверенность. Ответственным органом в данном случае будет Минюст РФ.
В России документы, которые необходимо легализовать, заверяются апостилем в органах ЗАГС на уровне субъекта Российской Федерации. Это означает, что если документ был выдан в определённом регионе, то апостиль на него может быть проставлен только в органе ЗАГС этого региона.
Например, если свидетельство о браке было выдано в Москве, то апостиль на него можно получить только в Управлении ЗАГС Москвы.
В России полномочия по проставлению апостиля на справки о несудимости возложены на МВД и его территориальные органы.
В России заверение этой справки апостилем осуществляет Министерство юстиции Российской Федерации.
В России заверение апостилем выписки из ЕГРЮЛ осуществляет Минюст РФ, апостиль ставится на нотариальную копию или тождественный электронному документ, это тоже нотариальное действие.
Апостиль можно поставить на нотариально заверенную копию трудовой книжки.
Нотариальные копии и выписки из паспортов заверяются апостилем в Министерстве юстиции.
Размер госпошлины за проставление апостиля устанавливается каждой страной самостоятельно. Если апостилирование осуществляется в разных государственных органах, то размер пошлины может различаться. В России размер пошлины за апостилирование одного документа составляет 2500 рублей (независимо от того, в какой государственный орган вы обращаетесь).
Чтобы проставить апостиль на документе в другой стране, нужно обратиться в уполномоченный орган, определённый этой страной при подписании Гаагской конвенции 1961 года.
Подлинность апостиля можно проверить несколькими способами:
1. Сравнить штамп апостиля с аналогичными штампами на других документах, подлинность которых не вызывает сомнений.
2. Обратиться в орган, который проставлял апостиль, с просьбой о проверке.
3. Воспользоваться специализированными ресурсами в интернете, где можно проверить апостиль по номеру. Такие онлайн-реестры существуют, например, в России, Австралии, Латвии и Англии.
Апостиль используется для легализации документов в тех странах, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года.
Консульская легализация – это процесс подтверждения подлинности официальных документов одного государства в другом государстве. Подлинность документа удостоверяется для его признания в стране, где он будет использоваться.
Эта процедура всегда проводится в стране, где был выдан документ. Она более сложная и длительная, чем апостилирование, поскольку включает в себя проверку документа в органах Министерства юстиции и Министерства иностранных дел, а затем в консульстве страны назначения.
Консульская легализация используется в отношениях между государствами, если хотя бы одно из них не присоединилось к Гаагской конвенции 1961 года.
Консульская легализация всегда проводится в стране, где был выдан документ, и распространяется только на официальные бумаги государственного образца.
Чтобы пройти процедуру консульской легализации, необходимо:
- Заверить документ у нотариуса;
- Перевести на государственный язык целевой страны;
- Удостоверить подписи нотариуса в Министерстве юстиции;
- Легализовать документ в Министерстве иностранных дел;
- Заверить документ в консульстве страны, для которой он предназначен;
Здравствуйте, подскажите, нужно ли переводить диплом, например, на английский язык и уже после этого ставить апостиль или же апостилированный диплом на русском языке тоже примут?
Здравствуйте, Антон! Если апостиль ставится на оригинале документа, то перевод получится сделать уже только после апостилирвоания, а если же апостиль ставится на нотариальной копии, можно сначала подшить перевод к копии и потом все вместе апостилировать. В таком случае вам не придется переводить документ в стране, где вы будете предъявлять его.
Приходилось апостилировать свидетельство о рождении. А так как живу далеко от места рождения, обращалась по месту жительства и оказалось, что советские документы не апостилируют! Сказали, что я должна получить документ нового образца по месту жительства.
да, к сожалению это так. Это же относится не только к документам образования, но и к различным свидетельствам, которые можно перевыпустить в центральном отделе ЗАГС вашего города.
Подскажите, зачем нужен апостиль на диплом?
Здравствуйте, Анна!Если вы планируете учиться или работать за границей, вам нужно поставить апостиль на свой диплом. Апостиль подтвердит, что ваш диплом подлинный и что у вас есть высшее образование. Важно понимать, что апостиль не приравнивается к нострификации. Нострификация — это признание уровня ваших знаний по специальности, в то время как апостиль просто подтверждает факт наличия у вас высшего образования. По нашему опыту, в 90% случаев этого достаточно.
Нострификация обычно требуется для дальнейшей научной и образовательной деятельности.